アクセスの全体像

■アクセスをマスターするには、まずアクセスの全体像を理解する必要があります。
そして、それぞれの機能や使い方を理解してください。



わかりやすいようにエクセルと比較します。
上記の図が、エクセルとアクセスの比較です。
また、アクセスの全体像でもあります。

■まずエクセルを説明します。

エクセルは、画面を出してデータを入力します。
入力したデータは、画面に表示され必要であれば加工します。
主に、「入力」と「表示」だけです。

■次にアクセスを説明します。

アクセスは、画面の黄色の個所に分かれています。

■それでは、実際に例をあげて説明したいと思います。

あなたが社長からお客様のデータをまとめてくださいと言われたします。
どうしますか？
手作業でやる場合を考えます。

■（１）まず、どんなデータをまとめるか決めないといけないですね。

顧客名とか住所とか郵便番号などです。
その、書き込む帳票を作ります。
帳票の名前は「顧客名簿」などです。

■（２）次に、営業の人にその帳票を渡してお客様のデータを記入してもらいます。

■（３）データを集めます。

■（４）お客様ごとのファイルを作って、その中に記入された帳票（データ）を入れます。

■（５）ファイルを棚の引き出しに保管します。

これでデータは出来ましたね。

ここで、あなたに社長が、「A」という、お客さまを訪問するので住所を調べて印刷してくれと言われたとしますね。

どうしますか？

■（６）まず、棚から、「A」のお客様のファイルを取り出しますね。

■（７）そして印刷します。

■（８）そのデータを社長に持って行きます。

これで、一件落着です。終わりです。

この（１）から（７）までの機能をアクセスが持っているのです。

では、順番に説明します。

■まず、データを保管する棚が必要ですね。
アクセスではデータベースファイルと呼んでいます。
データの入っている場所です。

この中に引き出しがたくさんあります。今回は、「顧客名簿」の引き出しです。
これは、アクセスでは、「テーブル」と呼びます。

この「顧客名簿」の引き出しの中に、お客様のファイルがあります。
これが「データ」です。

ファイルの中のデータには「顧客名」とか「住所」とか「郵便番号」などとその内容があります。
「顧客名」などの項目を「フィールド名」、内容を「データ」と言います。

これで、データの入った場所がわかりました。

まずデータを入力します。（１）で書き込む帳票を作りました。
データを入力する画面です。アクセスでは「フォームさん」がこの機能をもっています。
これで、間違いなくデータを入力することができます。
データが入りました。

次に（６）で「A」というお客様のデータを取り出しました。
これが「クエリさん」です。
この「クエリさん」はすごいのです。
データの取り出しから加工、並べ替えなどいろいろなことができます。

そして（７）で印刷します。このときある決められた出力形式で印刷したい場合は、「レポートさん」が「クエリーさん」からデータを貰って、いろいろレポートを作ってくれるのです。

最後に、下の方に「マクロさん」と「VBAさん」がいます。
これは、アクセスを自動化したいときに使用します。
例えば、ボタンを押したらレポートを印刷する場合、「マクロ」や「VBA」でマクロやVBAのプログラムを作り「フォーム」のボタンにくっつけることができます。

これで、アクセスの全体像が、ぼやーとわかったと思います。
最初から、「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」（オブジェクトと呼んでいます）のそれぞれの使い方から入るより、まず全体像を理解してから、それぞれを勉強した方が良いと思います。

それぞれのオブジェクトは、密接に連携していますので、自分が今、何をしようとしているのか、自分は今、どこにいるのか（例えば、テーブルなのかクエリなのか・・・）を考えてアクセスは使った方が良いと思います。


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