並べ替え/グループ化の設定


■「並べ替え/グループ化」の設定について説明します。

■例えば、お客様別/製品別/注文別/日付別の売上げデータがあった場合、
  • お客様別/製品別に売上げ金額を表示したい。
  • 製品別の売上げ金額を表示したい。
  • お客様べつの売上げ金額を表示したい。
  • 注文情報は日付で並べたい。
などのレポートの要求は多いですね。

このように、お客様別や製品別に表示させることを「グループ化」と呼んでいます。
「グループ化」すると、グループ別に「合計」や「平均」などの演算を簡単に行なうことができます。

お客様別や製品別などの並べ替えやグループごとに表示をさせたい場合、「並べ替え/グループ化の設定」を使用します。

■「新規作成」で「レポートウィザード」を使用しても「並べ替え」や「グループ化」を行なうことができます。
しかし、後で修正したい場合、必ず「並べ替え/グループ化の設定」のやり方を知っておく必要があります。

今回は、この「並べ替え/グループ化」の設定方法を説明します。

以下のレポートをご覧ください。





これは、在庫のデータです。
条件としては、
  • 「顧客別」に「製品別」にデータが表示されています。
  • 「顧客別」の「グループ」になっています。
  • データは製品別の在庫のデータです。
  • 「顧客」が変わると「顧客別」に「グループ」の合計が計算されて表示されています。
になっています。

■では、このデザインの「並べ替え/グループ化の設定」はどのようになっているのでしょうか?
まず「レポート」の「デザイン」を表示します。
以下のようになります。





ここで注目する所は、「顧客名」の「ヘッダー」と「フッター」が表示されていることです。
赤丸印の個所です。
「ヘッダー」が「グループ」の最初に表示されます。
「フッター」は「グループ」の最後に表示されます。
この2つをうまく使って見やすいレポートを作成します。

■では、この「並べ替え/グループ化の設定」はどのようになっているのでしょうか?
「表示」「並べ替え/グループ化の設定」をクリックします。

以下のようになります。





赤丸印の所です。

設定のやり方は、
  1. グループ化したいときは、下の「グループ化の追加」をクリックします。
    項目名が表示されますので選択します。
    「グループ化」されます。
    今回は「顧客名」です。

  2. グループ化した項目をクリックして「その他」の中の「フッターセクション付き」にするとグループ化した項目の「フッター」が表示されます。

  3. もうひとつ重要な設定があります。
    その他の中に「1ページにグループをまとめる」があります。
    例えば、今回の場合
    「顧客名」でグループ化されますが、もしデータがたくさんあって次ページにまたがった場合、次のページの「顧客名」のグループは表示されません。

  4. 「並べ替え/グループ化の設定」の画面を閉じます。

  5. 「顧客名」のグループのヘッダーに「フィールド」を設定します。
    「顧客名」のグループのフッターに「フィールド」の合計を設定します。

■グループのフッターに合計などの演算の設定をおこなうやり方は非常に簡単です。

  1. 「グループ」の「フッター」に「テキストボックス」を作成します。

  2. その「テキストボックス」の「データ」タブの「コントロールソース」に
    「=Sum([入庫数])」を入力します。
    SUM関数にフィールド名を設定します。
    以下のようになります。





これで、「顧客名」のグループ化が設定され、グループごとの合計が表示されます。
私は、ここで赤線などを引いてわかりやすくしています。

レポートを作成する場合は、「並べ替え/グループ化」は重要ですので覚えた方が良いと思います。




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