アクセスの全体像


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vol005

これならわかるマイクロソフトアクセス活用法
            -->アクセスの全体像
              
発行者:高内 章治 2007年2月19日
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┏ 今日の内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃【01 - ご挨拶    】
┃【02 - トピックス  】アクセスの全体像

┃【03 - 編集後記    】

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【01 - ご挨拶    】          
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こんにちは、高内(こうない)です。

今回は、

「アクセスの全体像」

についてお話したいと思います。




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【02 - トピックス】: アクセスの全体像

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■アクセスをマスターするには、まずアクセスの全体像を理解する必要があります。
次に、それぞれの機能や使い方を理解するようにした方が良いと思います。

■では、アクセスはどのようになっているのでしょうか?

■実際に例をあげて説明したいと思います。

あなたが社長からお客様のデータをまとめてくださいと言われたします。

どうしますか?
手作業でやる場合を考えます。

  1. まず、どんなデータをまとめるか決めないといけないですね。

    顧客名とか住所とか郵便番号などです。
    その、書き込む帳票を作ります。
    帳票の名前は「顧客名簿」などです。

  2. 次に、営業の人にその帳票を渡してお客様のデータを記入してもらいます。

  3. データを集めます。

  4. お客様ごとのファイルを作って、その中に記入された帳票(データ)を入れます。

  5. ファイルを棚の引き出しに保管します。

    これでデータは出来ましたね。

    ここで、あなたに社長が、「A」という、お客さまを訪問するので住所を調べて印刷してくれと言われたとしますね。

    ■どうしますか?

  6. まず、棚から、「A」のお客様のファイルを取り出しますね。

  7. そして印刷します。

  8. そのデータを社長に持って行きます。

これで、一件落着です。終わりです。

この「1」から「7」までの機能をアクセスが持っているのです。

では、順番に説明します。

まず、データを保管する棚が必要ですね。
アクセスではデータベースファイルと呼んでいます。
データの入っている場所です。

この中に引き出しがたくさんあります。今回は、「顧客名簿」の引き出しです。
これは、アクセスでは、「テーブル」と呼びます。

この「顧客名簿」の引き出しの中に、お客様のファイルがあります。
これが「データ」です。

ファイルの中のデータには「顧客名」とか「住所」とか「郵便番号」などとその内容があります。
「顧客名」などの項目を「フィールド名」、内容を「データ」と言います。

これで、データの入った場所がわかりました。

まずデータを入力します。「1」で書き込む帳票を作りました。
データを入力する画面です。アクセスでは「フォーム」がこの機能をもっています。
これで、間違いなくデータを入力することができます。
データが入りました。

次に「6」で「A」というお客様のデータを取り出しました。
これを行うのが「クエリ」です。
この「クエリ」はすごいのです。
データの取り出しから加工、並べ替えなどいろいろなことができます。

そして「7」で印刷します。このときある決められた出力形式で印刷したい場合は、「レポート」が「クエリ」からデータを貰って、いろいろレポートを作ってくれるのです。

最後に、それ以外で「マクロ」と「VBA」があります。
これは、アクセスを自動化したいときに使用します。
例えば、ボタンを押したらレポートを印刷する場合、「マクロ」や「VBA」でマクロやVBAのプログラムを作り「フォーム」の「ボタン」にくっつけることができます。

これで、アクセスの全体像が、ぼやーとわかったと思います。
最初から、「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」(オブジェクトと呼んでいます)のそれぞれの使い方から入るより、まず全体像を理解してから、それぞれを勉強した方が良いと思います。

それぞれのオブジェクトは、密接に連携していますので、自分が今、何をしようとしているのか、自分は今、どこにいるのか(例えば、テーブルなのかクエリなのか・・・)を考えてアクセスは使った方が良いと思います。

今、少しずつホームページを準備しています。
メールマガジンだけでは、画像がないのでイメージがわかないと思いますのでホームページでは、画像を入れています。

今回の内容は

http://www.sk-access.com/gaiyou/gaib002_zentai.html

にまとめました。
画像があるので、少しはわかり易いかもしれません。

参考にしてください。



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【03 - 編集後記    】       
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最近、暖かいですね。
春一番がふいている所もあるようです。

でも、今年はスギの花粉が例年より早いようです。

気をつけましょう。


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http://www.sk-access.com/kyozai/zaiko1.html  

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