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マクロとは何か


NO 内容 分類 発行日
vol034 マクロとは何か マクロ 2007年9月26日

アクセスの中の「レポート」の2つ下に「マクロ」というのがあります。

エクセルにも「マクロ」がありますね。

エクセルと同じようにアクセスでもいろいろな作業を自動化することができます。

「フォーム」、「クエリ」、「レポート」、「テーブル」を開いたり「データベース変換」「テキスト変換」「ワークシート変換」「メッセージボックスの表示」「印刷」

など、まだいろいろあります。

「ボタン」をクリックしたときの処理にマクロを使用することもできます。

「ボタン」の「プロパティ」の「イベントタブ」の「クリック時」に「マクロ」を選択することができます。

しかし、できるならば、「イベント」の処理は、VBAを勉強される方が良いと思います。
VBAの勉強は大変ですが将来的に応用が広がります。

では、マクロはどのようなときに使うのでしょうか?

マクロは自動化するときに使用した方が良いと思います。


え???? わかりにくい??


私が以前、やっていた例をお話します。

例えば、

それぞれのユーザーの人に以下のようにお願いしたとします。

「毎日、売り上げのデータが更新されています。
このデータをアクセスをつかって、データを抽出してエクセルで加工してください。」

■どうでしょうか?

難しいですね。

  • まず、ユーザー全員のパソコンにはアクセスは、インストールされていません。
    エクセルはインストールされていますが。

  • 次に、アクセスを使える人は殆どいません。

困りましたね。どうしましょうか?

あなたが、ユーザーの人のデータを抽出してあげるのです。

全員の人のデータの抽出なんて大変ですか?
数十個もあったらできません?

■ここで、マクロを使うのです。

例えば、テーブルのデータが毎日更新されているとします。
売り上げなどのデータですね。

私の場合は、オラクルのデータをODBCを使ってアクセスにリンクしていました。

このデータをクエリで加工します。
例えば、製品別とか、地域別、カテゴリー別とかです。
数十もあれば、最初に作るのは大変ですが1度だけです。

このクエリを表示してエクセルにエクスポートします。

ユーザーの人は、エクセルのデータを使います。

■ここでマクロの登場です。
マクロには「ワークシート変換」というのがあります。

これは、テーブルやクエリのエクスポートができます。

アクションは「ワークシート変換」です。

設定を少し説明します。

  • 変換の種類:エクスポート
  • ワークシートの種類:Microsoft Excel 8-10
  • テーブル名:テーブルまたはクエリ名
  • ファイル名:エクスポートしたいファイル名 
    「C:¥XXXXX.XLS」などです。
  • フィールド名の設定:はい

もし、数十のクエリをエクスポートしたいのであればアクションの下に数十、続けます。

終わりです。

マクロを開くと自動的にマクロが動いて、数十のエクセルのデータを数秒で作成することができます。

なかなか便利です。

■もうひとつ便利なことをお話します。

マクロの名前を「AutoExec」にすると、このアクセスのプログラムをたちあげると自動でこのマクロが動きます。

私は、タイマーでプログラムを動かせるフリーソフトを使って朝早く、このアクセスを自動で起動していました。

朝、ユーザーの人が出勤したときは、既にエクセルのデータが出来ていました。
社内のホームページを作ってそこからダウンロードしていました。

私は、何もしないのですがコンピュータが毎日律儀に仕事をしてくれます。

ユーザーの方から、非常に喜ばれました。

作業を改善するときにマクロを検討されると良いかもしれません。

参考にしてください。



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