最初は業務分析から


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vol096

これならわかるマイクロソフトアクセス活用法
            -->最初は業務分析から
              
発行者:高内 章治 2009年10月14日
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┏ 今日の内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃【01 - ご挨拶    】
┃【02 - トピックス  】最初は業務分析から

┃【03 - 編集後記    】

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【01 - ご挨拶    】          
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こんにちは、高内(こうない)です。

今回は、

「最初は業務分析から」

についてお話したいと思います。




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【02 - トピックス】: 最初は業務分析から

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アクセスでシステム、例えば顧客管理や受注管理などのシステムを作る場合に、

「○○システムを作りたいのですが、まず最初に何をやったら良いのでしょうか?」

という質問をよく受けます。

最初にやることは、アクセスのプログラムを組むことではありません。

最初にやることは、顧客管理であれば、今やっている業務を分析することです。

つまり仕事の流れを調べることです。

例えば、
受注管理を取り上げますと

大きな流れとして

仕事の流れ 帳票 責任 時期
1.お客様から見積もり依頼があります ・見積依頼
2.見積書を提出します。 ・見積書
3.お客様から注文書を貰います。 ・注文書
4.注文請負書を発行します。 ・注文請負書
5.小売業ですと注文書の納期に従って出荷します。 ・出庫伝票
6.請求書を発行します。
売掛金になります。
・請求書
・納品書
7.入金確認します。
売掛金を消しこみます。


などがありますね。

まず現在の大きな仕事の流れを書きだします。

次に、使用している帳票をリストアップします。

これが、プログラムを作るときの画面であり、テーブルの項目になります。
もちろん必要な帳票でもあります。

それぞれの仕事の責任、担当者を記入します。
時期も書いておくとよいと思います。

もし、既にエクセルなどを使っている場合は、システムのシート名などを書いておくといいと思います。

ここまでが大きな流れです。

システムを作る場合は、次にそれぞれの仕事について、詳細な流れを作成します。

書き込んでいる項目(入力項目)や表示している項目などを調査します。

そして、テーブルの項目やフォームの画面イメージ、入力項目出力する帳票を作成します。

ここで、一番大事なことは、ここまで出来たら、必ず実際にこのシステムを使用するユーザーに説明することですね。

プログラムを作る前です。

ユーザーの人は、テーブルとかクエリなどはわかりませんので、仕事の流れや画面のイメージ、入力する項目、出力する帳票イメージで説明します。

プログラムで一番大変なのは、プログラムが完成したあと、ユーザーに説明したとき、こんなシステムではなかったとか、ここにこれを追加して欲しいとか言われることなんです。

テーブルに1項目追加すると、クエリからフォーム、レポートまで修正する必要が出てきますので大変です。

この追加、修正を最小にするために必ずユーザーに説明した方がいいですよ。

上の仕事の流れや、テーブルの項目、画面イメージや帳票はエクセルやパワーポイントでまとめた方がいいと思います。


参考にしてください。



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【03 - 編集後記    】       
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最近めっきり寒くなってきました。

新型インフルエンザが増えていますね。

近くの人が咳をするとかなり気になりますね。

うがいや手洗い、消毒などをしないといけませんね。

人ごみではマスクは必要です。

気をつけましょう。


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