エクセルをアクセスへ移行する方法


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vol118

これならわかるマイクロソフトアクセス活用法
            -->エクセルをアクセスへ移行する方法
              
発行者:高内 章治 2010年9月 1日
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┏ 今日の内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃【01 - ご挨拶    】
┃【02 - トピックス  】エクセルをアクセスへ移行する方法

┃【03 - 編集後記    】

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【01 - ご挨拶    】          
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こんにちは、高内(こうない)です。

今回は、

「エクセルをアクセスへ移行する方法」

についてお話したいと思います。




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【02 - トピックス】: エクセルをアクセスへ移行する方法

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現在、「在庫管理システムをアクセスで作ってみよう」という教材を販売していますが、いろいろな質問があります。

今回は、その質問からです。

現在、エクセルでやっていることをアクセスでやりたい人がかなりいらっしゃいます。

でも、どうやって進めたら良いのかわからないようです。

今回は、エクセルをアクセスに移すときのやり方について順番に説明します。

  1. エクセルのシートやデータをリストアップします。
    データを入力しているシートや使用している帳票などです。

  2. 次に、エクセルのデータを2種類に分けます。
    入力しているデータと抽出/加工/帳票などのデータです。

  3. 入力しているデータデータがテーブルになります。
    テーブルの項目名は、エクセルの項目名でよいとおもいます。
    データ型を決めます。
    文字はテキストで適正なカラムの数を決めます。
    数字などは、数値にします。日付は日付型です。

  4. 主キーを決めます。
    データには、2種類あります。
    商品情報や得意先情報のように、定期的に入れるデータと受注や売上データのように、毎日、毎回入力するデータがあります。

    定期的に入力するデータは、商品コードや得意先コードを決めて、それを主キーにします。

    毎日、毎回入力するデータについては、オートナンバーを設定して、自動で入力するのをお勧めします。
      
  5. 正規化します。
    正規化とは、繰り返されている項目を分割していくことです。

  6. リレーションシップを作成します。
    リレーションシップとは、項目の関係付けです。
    通常は、1(主キー):N(多)になります。
    リレーションシップを作成します。  

    このとき、すぐにアクセスでテーブルを作り始めないことです。
    エクセルにテーブルをリストアップして、項目名、データ型、カラム数などを書いてゆきます。

    テーブル同士の関係(リレーション)の項目(フィールド)には線を引いてゆきます。

    テーブルとリレーションシップが決まります。

  7. 次に、今使用している帳票をリストアップします。
    今後、必要な帳票もリストアップします。

  8. 帳票のそれぞれの項目がテーブルにあるか確認します。
    無い場合は、テーブルに追加します。

    テーブルを使って、全部の帳票のデータが抽出できれば大丈夫です。

    テーブルと、リレーションシップが非常に重要です。

    フォームやレポートを作成した後にテーブルの追加や修正が発生すると、全部のフォームやレポートに追加、変更が発生する場合があります。

    このテーブルの設計が作業が、非常に大変ですし重要です。

  9. どうやってデータを入力するか決めます。
    どんな画面にするかですね。
    簡単な画面の絵を描くことをお勧めします。
     
    入力する作業や機能を決めていきます。

  10. 帳票も同じです。 
    帳票の簡単な絵を描いたほうがいいと思います。

    画面や帳票も、エクセルでまとめた方がよいと思います。

  11. 他の人に、見てもらって、追加、変更をおこないます。

  12. エクセルで仕様がきまれば、テーブルを作り始めます。
    その後、入力データ用のフォームを作ります。
    帳票については、クエリやレポートを作成します。


アクセスでは、ある程度、テーブルとリレーションシップが決まったら、作ってみることですね。

悪い個所は、動かしながら修正した方がよいと思います。


参考にしてください。



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【03 - 編集後記    】       
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今日から、9月です。

朝、晩は、少しは、気温も下がってきたようですが、日中はまだまだ暑いです。

あと1週間くらい続きそうですね。

体調管理には、注意した方がよいですね。


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