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レポートとは何か


「Accessのレポート」について説明します。


レポートとは


Accessのレポートとは、「テーブル」や「クエリ」のデータを表示し印刷するオブジェクト(物)です。
帳票を作成、印刷することが出来ます。


「オブジェクト」とは、日本語で「物」という意味です。
印刷する機能を持ったもの(オブジェクト)です。
印刷する「オブジェクト」ですので、入力は出来ません。

レポートの位置づけ


アクセスの全体の中での「レポート」の位置づけについて説明します。

レポートとは、帳票です。

アクセスが、他のソフトより優れているひとつとしては、この帳票機能が、あるからです。

例えば、
よく使用されているソフトの代表としてはVisual Studioの中のビジュアルベーシック、ビジュアルC++、ビジュアルC#などがあります。
しかし、これらのソフトもレポート機能は持ってませんので、別途レポート機能のあるソフトを使う必要があります。

では、アクセスのおける「レポート」の位置づけを理解しましょう。

「アクセスの概要」の中でも説明しましたが、重要ですので再度説明します。
アクセスの全体の中での「レポート」の位置づけです。



上の図で、右中にいるのが「レポートさん」です。

アクセスの「レポート」には、優れている点があります。

いろいろな帳票(レポート)のテンプレート(雛形)が準備されています。

例えば、
納品書、見積書、エーワンのラベル、はがき、ヤマト運輸や佐川急便の送り状など、たくさんあります。

「テーブル」や「クエリ」でデータが準備できれば、簡単に帳票を作成、印刷することができます。
「pdf」ファイルにすることも出来ます。

また、「プロパティシート」や「VBA」をマスタすることにより。かなり複雑な帳票も作成することができます。

レポートで出来ること(機能)


「Accessのレポート」の機能について説明します。
「レポート」で、出来ることです。

以下のような、いろいろなことができます。

  • 帳票(レポート)の作成と印刷
    「テーブル」や「クエリ」のデータを使って帳票(レポート)を作成、印刷することが出来ます。

  • はがきの作成と印刷
    「はがきウィザード」を使って、いろいろな「はがき」を作成、印刷することが出来ます。
  • 宛名ラベルの作成と印刷
    「宛名ラベルウィザード」を使って、市販のメーカーの宛名ラベルの作成と印刷することが出来ます。

  • 伝票の作成と印刷
    「伝票ウィザード」を使って、納品書、請求書などを作成、印刷することが出来ます。

  • 宅配業者の送り状の作成と印刷
    佐川急便、ヤマト運輸、ゆうパックなどの伝票を作成、印刷することが出来ます。

  • バーコードの作成
    Accessに追加で「Microsoft Barcode Control 16.0」という「コントロール」(プログラムみたいなもの)を設定すれば、縦じまの「バーコード」を作成、印刷することが出来ます。

  • QRコード作成は制限があります。
    「Microsoft Barcode Control 16.0」という「コントロール」で、「QRコード」の作成も出来ます。
    でも、制限があります。
    半角の「英数記号のみ」で、「255」文字以内です。
    日本語は出来ません。

    ※注意事項
    「QRコード」は(株)デンソーウェーブの登録商標です。

  • いろいろなファイル形式で保存することが出来ます。
    「Excel」「テキストファイル」「pdf」「電子メール」「Word」「XML」「HTML」などで保存することが出来ます。
    「エクスポート」機能と同じです。

などです。


レポートの構成


「Accessのレポート」の構成について説明します。
「レポート」が、どのようになっているかです。

レポートの種類


「Accessのレポート」の種類について説明します。

「レポート」は、帳票ですので、どのような帳票が作成出来るのかについて説明します。

「レポート」には、以下のような種類があります。

  1. 単票形式
    単票形式は、「レコード」(データ)を1件ずつ表示、印刷することが出来ます。
    1行に、1つの「レコード」(データ)です。
  2. 表形式
    1つの画面に、複数のレコード(データ)を一覧で表示、印刷することが出来ます。

  3. 帳票形式
    単票形式ににていますが、1行に、複数のレコード(データ)が表示されます。

  4. はがきや宛名ラベル
    専用のウィザードを使うことで、はがきや宛名ラベルに印刷することが出来ます。

などです。

この中で、よく使用するのは、「表形式」です。
「はがき」や「宛名ラベル」も使用する場合もあります。

レポートの画面構成


「Accessのレポート」の画面構成がどのようになっているのか説明します。

以下は、実際に作成した「レポート」(表形式)の「デザインビュー」を表示しています。
「デザインビュー」で画面を作成してゆきます。

レポートのデザインビュー

以下が、「レポート」の表示(印刷プレビュー)です。
「印刷プレビュー」は、実際に印刷するイメージです。

レポートの印刷プレビュー

  • 「①」に作成した「レポート」の「オブジェクト」の一覧が表示されています。

  • 上の画面の「②」が、「レポート」の「デザインビュー」を表示しています。
    「デザインビュー」で、「レポート」を作成してゆきます。
    「設計図」です。

  • 下の画面の「②」が、「レポート」の「印刷プレビュー」を表示しています。
    実際に印刷したときのイメージになります。


コントールとは


「コントール」について説明します。

「コントール」とは、「レポート」に配置する「オブジェク」(物)です。
レポートを作成するトいろいろな部品です。


「フォーム」にも、「コントール」がありました。
「レポート」で使用する「コントール」は、「フォーム」より少ないです。

以下のような「コントール」があります。
「①」が、「レポート」で使用される「コントール」(部品)です。
「フォーム」と同じものが表示されていますが、使用する「コントール」は少ないです。

レポートのコントール

主な、「レポート」の「コントール」について説明します。

  1. テキストボックス
    「レポート」に「データ」を表示するのに使用します。
    「テーブル」や「クエリ」の項目(フィールド)に連結します。

  2. ラベル
    「レポート」の「タイトル」や項目(フィールド)の項目の名前(タイトル)に使用します
    見出しや項目の名前など、文字の表示などです。

  3. 改ページ
    「レポート」を改ページしたいときに使用します。

  4. 直線
    項目名の下やグループが変わった時に直線を入れるときに使用します。

  5. 四角形
    四角形を作成することが出来ます。
    例えば
    表示する項目名やデータに枠線を入れたい場合に使用します。
    「Excel」の枠線ような感じに表示したりすることができます。
  6. グラフ
    グラフを作成することが出来ます。


などです

プロパティシートとは


「プロパティシート」について説明します。

「プロパティシート」は、「コントール」の詳細を設定する事が出来ます。

「フォーム」の「コントール」に似ています。

「レポート」に「コントール」を配置します。
その「コントール」の詳細を「プロパティシート」で設定します。
「文字のサイズ」や「幅」「高さ」などの外観などです、
「プロパティ」とは「属性」という意味です。

「テキストボックス」の「プロパティシート」です。

レポートのプロパティシート

「プロパティシート」の構成を説明します。

  • ①:選択の種類
    「コントール」の種類が表示されます。
    上の例は「テキストボックス」(データの表示)です。

  • ②:名前
    「プロパティシート」で設定した名前です。
    上の例は、「テキストボックス」につけた「名前」です。

  • ③:プロパティシートのタブ
    いろいろな設定が「タブ」分かれています。

    • 書式
      外観です。

    • データ
      連結するデータ(フィールド)です。

    • イベント
      動作を設定することが出来ます。
      殆ど使ったことはありませんが。

    • その他
      名前などを設定します。

    • すべて
      すべての項目が表示されます。

  • ④:詳細設定
    ここで個別の項目を設定します。

などです。

グループ化と並べ替え


「グループ化と並べ替え」について説明します。

関連するデータをまとめることが出来ます。
「グループ」別の表示や小計や並べ替えをおこなうことが出来ます。


以下に、「グループ化と並べ替え」を表示しています。

レポートのグループ化と並べ替え


  • ①:「グループ化と並べ替え」のボタン
    「グループ化と並べ替え」をクリックすると「②」に「グループ化と並べ替え」が表示されます。
  • ②:グループ化と並べ替え
    「グループ化と並べ替え」の設定をおこないます。

  • ③:実際に設定されています。
    上の例では「顧客名」でグループ化され、「小計」(合計)が集計されています。

以下に、「レポート」の「印刷プレビュー」を表示します。
「顧客名」で「グループ化」されています。
また、「顧客名」で「合計」が表示されています。

レポートの印刷プレビュー


レポートの作成、表示、保存


「レポート」の作成、表示、保存について説明します。

レポートの作成


「Accessのレポート」の作成方法について説明します。

レポートの作成

「レポート」を作成するには、以下のような方法があります。

  • レポート
    「テーブル」や「クエリ」を選択して、ボタンをクリックすると、自動でレポートが表形式で作成されます。
    「ナビゲーション ウィンドウ」で選択した「レコード ソース」内のすべての「フィールド」を含む、単純な表形式レポートが作成されます。

  • レポート デザイン
    「デザインビュー」で、最初から、「ラベル」や「テキストボックス」を配置してレポートを作成してゆきます。
    必要なフィールドやコントロールを追加できる空白のレポートを「デザイン ビュー」で開きます。

  • 空白のレポート
    「レイアウト ビュー」で空白の「レポート」を開き、「レポート」に「フィールド」(項目)を追加できる [フィールド リスト] ウィンドウを表示します。

  • レポート ウィザード
    「フィールド」、「グループ化/や並べ替え」のレベル、および「レイアウト オプション」を指定できる複数ステップ ウィザードを表示します。

  • 宛名ラベル
    「ウィザード」を使って、宛名ラベルを作成してゆきます。
    標準(市販のラベル)またはユーザー設定のラベル サイズ、表示するフィールド、およびフィールドの並べ替え方法を選択できるウィザードを表示します。

  • 伝票ウィザード
    「ウィザード」を使って、納品書や請求書から、宅急便の送り状まで作成することが出来ます。
  • はがきウィザード
    「ウィザード」を使って、「年賀状」や「はがき」などを作成することが出来ます。

などです。

レポートの表示


Accessのレポートの表示方法について説明します。

レポートの表示

「レポート」を表示するには以下の方法があります。

  1. レポートビュー
    「レポートビュー」は、レポートのデータの内容を表示する画面です。
    データの入力や編集は出来ません。
    検索やフィルター(絞り込み)は出来ます。

  2. レイアウトビュー
    「レイアウトビュー」は、レイアウトを調整するための画面です。
    「デザインビュー」のように詳細な項目は修正出来ません。
    データを確認しながら位置などを調整します。

  3. デザインビュー
    「レポート」の詳細を作成、修正する画面です。

  4. 印刷プレビュー
    実際に印刷される画面です。

などです。

保存(エクスポート)


「レポート」の「データ」をいろいろな「ファイル形式」で保存することが出来ます。
また、「レポート」から直接、取り出す(エクスポート)ことも出来ます。


レポートのエクスポート

以下の「ファイル」形式で保存(取り出す)することが出来ます。

  1. Excelファイル
  2. テキストファイル
  3. PDFまたはXPSファイル
  4. 電子メール
  5. その他のファイル

    • Word
    • XMLファイル
    • HTMLドキュメント

などです。


レポートで学習する内容


Accessのレポートで学習する内容について説明します。

「レポート」では、以下の内容を学習した方が良いと思います。
一応、順番にしています。

「レポート」は、「フォーム」の構成とよく似ています。
「レポート」は、データを印刷するだけですので「フォーム」より簡単に作成することができます。

  1. レポートウィードでレポートを作成
    「レポートウィザード」を使って「レポート」に「テーブル」や「クエリ」のデータを表示するやり方です。
    「デザインビュー」で、最初から作成しても良いのですが、時間がかかりますので、「レポートウィザード」を使って、ある程度、作成して、その後「デザインビュー」で修正などをおこなった方が、効率的です。

  2. レポートデザインでレポートを作成
    「デザインビュー」で、「テーブル」や「クエリ」のデータを作成、表示します。
    修正方法なども学習します。

  3. よく使用する「コントール」の使い方
    「ラベル」「テキストボックス」などです。

  4. プロパティシートの設定方法
    「レポート」の中に使用される、「コントール」などは、それぞれ、「プロパティ」(特性)を持っています。
    また、「レポート」の「ヘッダー」「フッター」などの「コントール」もあります。
    「プロパティシート」でどのようなことができるのか理解する必要があります。

  5. グループ化と並べ替え
    「グループ化と並べ替え」の設定方法と、小計、合計の集計方法

  6. 宛名ラベルや伝票の作成
    必要があれば、宛名ラベルや伝票の作成を学習します。

  7. マクロ、VBAの内容
    いろいろな複雑な「レポート」を作成する場合は、マクロやVBAの作成方法を理解する必要があります。

「デザインビュー」の使い方は学習する必要があります。
でも、「レポート」を「デザインビュー」」で、何もない所から作成するのは、かなり時間がかかります。
最初は「ウィザード」を使用してある程度、「レポート」を自動的に作成し、その後、修正した方が良いと思います。

また、「レポート」には、たくさんの「テンプレート」(雛形)があります。
いろいろな種類の「はがき」、いろいろな市販のメーカーの「ラベル」、「佐川急便」、「ヤマト運輸」などの送り状、見積書、納品書などの「伝票」がたくさんあります。
有効に使用することにより業務の効率化ができると思います。

アクセスが多く使用されるのは、このレポート機能が優れていることです。
最近は、帳票の電子化が言われています。
「レポート」は、「pdf」ファイルにも保存出来ますので、活用すると良いと思います。





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