レポートの並べ替えとグループ化
■「並べ替え/グループ化」の設定について説明します。
■例えば、お客様別/製品別/注文別/日付別の売上げデータがあった場合、
- お客様別/製品別に売上げ金額を表示したい。
- 製品別の売上げ金額を表示したい。
- お客様べつの売上げ金額を表示したい。
- 注文情報は日付で並べたい。
このように、お客様別や製品別に表示させることを「グループ化」と呼んでいます。
「グループ化」すると、グループ別に「合計」や「平均」などの演算を簡単に行なうことができます。
お客様別や製品別などの並べ替えやグループごとに表示をさせたい場合、「並べ替え/グループ化の設定」を使用します。
■「新規作成」で「レポートウィザード」を使用しても「並べ替え」や「グループ化」を行なうことができます。
しかし、後で修正したい場合、必ず「並べ替え/グループ化の設定」のやり方を知っておく必要があります。
今回は、この「並べ替え/グループ化」の設定方法を説明します。
以下のレポートをご覧ください。
これは、在庫のデータです。
条件としては、
- 「顧客別」に「製品別」にデータが表示されています。
- 「顧客別」の「グループ」になっています。
- データは製品別の在庫のデータです。
- 「顧客」が変わると「顧客別」に「グループ」の合計が計算されて表示されています。
■では、このデザインの「並べ替え/グループ化の設定」はどのようになっているのでしょうか？
まず「レポート」の「デザイン」を表示します。
以下のようになります。
ここで注目する所は、「顧客名」の「ヘッダー」と「フッター」が表示されていることです。
赤丸印の個所です。
「ヘッダー」が「グループ」の最初に表示されます。
「フッター」は「グループ」の最後に表示されます。
この２つをうまく使って見やすいレポートを作成します。
■では、この「並べ替え/グループ化の設定」はどのようになっているのでしょうか？
「表示」「並べ替え/グループ化の設定」をクリックします。
以下のようになります。
赤丸印の所です。
設定のやり方は、
- グループ化したいときは、下の「グループ化の追加」をクリックします。
項目名が表示されますので選択します。
「グループ化」されます。
今回は「顧客名」です。
- グループ化した項目をクリックして「その他」の中の「フッターセクション付き」にするとグループ化した項目の「フッター」が表示されます。
- もうひとつ重要な設定があります。
その他の中に「1ページにグループをまとめる」があります。
例えば、今回の場合
「顧客名」でグループ化されますが、もしデータがたくさんあって次ページにまたがった場合、次のページの「顧客名」のグループは表示されません。
- 「並べ替え/グループ化の設定」の画面を閉じます。
- 「顧客名」のグループのヘッダーに「フィールド」を設定します。
「顧客名」のグループのフッターに「フィールド」の合計を設定します。
■グループのフッターに合計などの演算の設定をおこなうやり方は非常に簡単です。
- 「グループ」の「フッター」に「テキストボックス」を作成します。
- その「テキストボックス」の「データ」タブの「コントロールソース」に
「=Sum([入庫数])」を入力します。
SUM関数にフィールド名を設定します。
以下のようになります。
これで、「顧客名」のグループ化が設定され、グループごとの合計が表示されます。
私は、ここで赤線などを引いてわかりやすくしています。
レポートを作成する場合は、「並べ替え/グループ化」は重要ですので覚えた方が良いと思います。
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●「Access（アクセス）のレポートの使い方」の関連ページです。
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