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テーブルとは何か


「Accessのテーブル」について説明します。


テーブルとは


Accessのテーブルとは、データを格納(蓄積・保存)するオブジェクト(物)です。
表形式(リレーショナルデータベース)になっています。


Accessのデータベースで一番重要です。
「テーブル」がないと、Accessのプログラムを作ることが出来ません。

テーブルの位置づけ


「テーブル」の位置づけについて説明します。

「アクセスの概要」の中でも説明しましたが、重要ですので再度説明します。
アクセスの全体の中での「テーブル」の位置づけを理解する必要があります。



アクセスを使用する場合に、必ず必要になるのが「テーブル」です。

「テーブル」は、データを保存する場所です。

「テーブル」の中にデータが無いとアクセスを使用することができません。
「クエリ」も「レポート」も使用できません。
「テーブル」は、一番基本となるデータです。

「オブジェクト」にある「テーブル」がデータの入った棚です。
この中に個別の「テーブル」があります。引き出しです。
「顧客データ」や「会社データ」です。

この「顧客データ」の項目名は「フィールド名」と呼びます。
中の内容は「データ」です。

1行のデータは「レコード」と呼びます。

何か、横文字が多くてややこしいですね。
でも、これを覚えないと次のステップへいけませんので覚えてください。

テーブルで出来ること(機能)


テーブルの機能について説明します。
どんなことが出来るかです、

テーブルには、以下のような機能があります。

  1. データの蓄積。保存することが出来ます。
    いろいろなデータを「テーブル」に保存することが出来ます。
    製品情報や顧客情報などです。

  2. データに属性を設定することが出来ます。(データ型)
    文字や、数字、日付などを設定することにより、それ以外の入力は出来ないようになります。

  3. リレーションシップを作成することが出来ます。
    2つのテーブルに共通する項目(フィールド)同士を関係付けることが出来ます。
    「リレーションシップ」と呼んでいます。

    例えば、
    売上情報に入力するデータは、必ず、製品情報にある「製品コード」でないと入力出来ないようにすることが出来ます。

  4. エクスポートすることが出来ます。
    「テーブル」のデータを、「csv」や「Excel」データとして取り出すことができます。(エクスポート機能)

  5. インポートすることが出来ます。
    テキストファイル、「CSV」ファイル、Excelファイルなどを「テーブル」に取り込むことが出来ます。(インポート機能)

  6. リンクすることが出来ます。
    テキストファイル、「CSV」ファイル、Excelファイルなどを「テーブル」に接続することが出来ます。
    接続だけですので、元のファイルが変更されると、「リンク」した「テーブル」も変更されます。
    「リンク」した「テーブル」を変更すると、元データも変更されます。

  7. 写真やpdfファイルを外部参照すること出来ます。
    「テーブル」の「添付ファイル」を使用すると、フォルダーに保存されている、写真やpdfファイルなどを表示することが出来ます。


などです。


テーブルの構成


「テーブル」の構成について説明します。

まず、「テーブル」の画面について説明します。

テーブルの画面構成


「テーブル」の画面構成がどのようになっているのか説明します。

以下は、実際に作成した「テーブル」を表示しています。
「テーブル」の「デザインビュー」です。
設計図のようなものです。

テーブルの画面構成

  • 「①」に作成した「テーブル」の「オブジェクト」の一覧が表示されています。
    「オブジェクト」とは、日本語で「物」という意味です。
    「テーブル」の機能をもった「オブジェクト」(物)です。
    「顧客情報」とか「製品情報」などがあります。
    「製品マスタ」という名前のついた「製品情報」の「テーブル」です。
    「製品情報」のデータが保存されています。

    その中の一つの「デザインビュー」を右に表示しています。
    「デザインビュー」とは設計図のようなものです。

  • 「②」に「テーブル」の中のデータの項目名(フィールド)と内容が表示されています。
    項目(フィールド)ごとに「文字」とか「数値」「日付」などの属性(データ型)を設定することが出来ます。

  • 「③」にそれぞれの項目(フィールド)の詳細を設定することが出来ます。
    「フィールドプロパティ」と呼んでいます。
    「文字」だと「サイズ」や「数値」だと「整数」なのか「単精度浮動小数点」(小数点以下のある)などを設定することが出来ます。

以下は、「テーブル」のデータを表示したものです。
「データシートビュー」です。
「実際に、データを入力することが出来ます。

テーブルのデータシートビュー

テーブルの種類


「テーブル」の種類について説明します。

「テーブル」には、以下の、2つの種類があります。

  1. 通常のテーブル
    Accessのデータベース内にデータが保存される「テーブル」です。

  2. リンクテーブル
    テキストファイル、「CSV」ファイル、「Excel」ファイル」、外部の「Accessデータ」、他のデータベース(SQL ServerやOracle、MySQLなど)などにリンク(接続)して「テーブル」として使用することが出来ます。
    「リンク」は、接続だけしています。「デザインビュー」で、項目(フィールド)の属性(データ型)などの変更は出来ません。
    元のデータを更新すると「リンクテーブル」のデータも更新されます。
    「リンクテーブル」のデータを更新すると、「元データ」も変更されます。

フィールド名とデータ型


「フィールド名」と「データ型」について説明します。

以下は、「テーブル」の「デザインビュー」です。

テーブルのフィールド名とデータ型

フィールド名とは


「フィールド名」とは、項目の名前です。
上の「①」です。
項目のことを「フィールド」と言います。

この「フィールド名」ごとに「データ型」を設定してゆきます、

データ型とは


「データ型」とは、データの種類のことです。
データの属性です。
上の「②」です。

「データ型」には、以下のような種類があります。

  • 短いテキスト
    255文字までの文字を入力することが出来ます。

  • 長いテキスト
    文章を入力することが出来ます。

  • 数値型
    数値を入力します。
    整数や、小数点以下は、画面の下の「フィールドプロパティ」で選択します。
  • 大きい数値
    大きい数値データ型は非金銭の数値として保存され、ODBC の SQL_BIGINT データ型と互換性があります。
  • 日付/時刻型
    日付と時刻です。
  • 拡張した日付/時刻
    日付/時刻拡張データ型は日付と時刻の情報を格納し、日付/時刻データ型に似ていますが、日付範囲が広く、小数点以下の精度が高く、SQL Server の datetime2 日付型と互換性があります。

  • 通過型
    通貨です。

  • オートナンバー型
    データ(レコード)が追加されると、連続番号が自動的に設定されます。

  • Yes/No型
    二者択一のデータに使用します。

  • OLEオブジェクト型
    画像などを保存することが出来ます。

  • ハイパーリンク型
    ホームページなどのリンクを設定るすることが出来ます。

  • 添付ファイル型
    ファイルrの画像やpdfを表示することが出来ます。
  • 集計
    テーブルの中で集計することが出来ます。
    例えば、「テーブル」の中に「販売単価」と「数量」がある場合、2つを掛けて「売上」を計算することが出来ます。

  • ルックアップウィザード
    「テーブル」にデータを直接入力する場合に、コンボボックス(ドロップダウンメニュー)を作成することが出来ます。


リレーションシップ


リレーションシップとは、 2つのテーブルに共通する項目(フィールド)同士を関係付けることが出来ます。

以下の、「①」の部分です。

以下の例は、
「製品マスタ」の「製品コード」が「入出庫データ」の「製品コード」と「リレーションシップ」が設定されています。
「入出庫データ」を入力する場合は、必ず「製品マスタ」の「製品コード」が存在するデータのみ入力することが出来ます。

テーブルのリレーションシップ


テーブルの作成と表示


「テーブル」の作成と表示について説明します。

テーブルの作成方法


「テーブル」の作成方法について説明します。

テーブルの作成

「フォーム」を作成するには、以下のような方法があります。

  1. テーブル
    左に「ID」という「オートナンバー」が設定されています。
    入力の出来る「データシートビュー」が表示されます。
    「データ型」を設定しながら入力してゆきます。

  2. テーブルデザイン
    「デザインビュー」で、項目名(フィールド名)や「データ型」を作成、設定します。
  3. SharePointリスト
    SharePointは、Microsoft365、及びOffice365で提供されるサービスの一つです。
    法人のMicrosoft365のライセンスが必要です。
    ファイル共有・情報共有を目的とした企業向けサービスです。

    クラウドサービスです。
    Accessのデータを手っ取り早く、クラウド化出来ます。
    社外から、データに接続することが出来ます。

    SharePointには、以下のような、リストが既にあるようです。

    • 連絡先
    • タスク
    • 案件
    • イベント
    • カスタム
    • 既存のSharePointリスト

この中で、使用するのは、「デーブルデザイン」です。
「デザインビュー」で、テーブルの項目(フィールド名)を作成してゆきます。
このやり方をマスターした方が良いと思います。

主キー


「テーブル」の作成では、必ず、「主キー」を設定した方が良いです。

「主キー」は、「レコード」(データ)を区別するための値です。
必ず、1意になります。
重複した値は、入力することが出来ません。

「Access」では、「主キー」が無くても、データの追加、更新は出来ますが、設定するようにした方が良いです。
「リレーショナルデータベース」は、原則として、設定する必要があります。

主キー

設定方法について説明します。

  • 「②」の「フィールド」を選択します。

  • 次に「①」の「主キー」をクリックします。
    「主キー」が設定されます。

  • 「②」の「フィールド」の横にカギのマークが表示されます。
    上の例だと、「製品コード」の左です。

テーブルの表示


「デザインビュー」で作成した「テーブル」のデータを表示する方法です。

以下の「①」の「データシートビュー」で表示します。

テーブルの表示

以下の「①」に、実際の「テーブル」の実際のデータ(データシートビュー)を表示しています。
データ(レコード)の追加、変更、削除が出来ます。

テーブルの表示2


テーブルで学習する内容


「テーブル」で学習する内容について説明します。

「テーブル」では、以下の内容を学習した方が良いと思います。
一応、順番にしています。

  1. テーブルの作成方法
    「デザインビュー」で「テーブル」を作成するやり方です。

  2. データ型
    データ型を理解します。

  3. 主キーのやり方
    「主キー」の理解と設定のやり方です。

  4. リレーションシップのやり方
    リレーションシップの理解と作成方法です。

  5. データ設計をします。
    どのような、データを作成したいのかを決めます。

    • どのようなデータ(テーブル)を作成するかを決めます。
      「製品情報」「顧客情報」「売上データ」などです。

    • テーブル名を決めます

    • 項目名
      項目の名前を決めます。

    • 項目の属性
      文字とか数値、日付などです。

    • 主キー
      どの「フィルド」を「主キー」いするか決めます。

    • リレーションシップ
      「リレーションシップ」の「フィールド」を決めます。

    私は、「Excel」などで、まとめています。

  6. 実際に、テーブルを作成してゆきます。


「Access」のシステムでは、「データ設計」が一番重要です。

もし、途中で、「テーブル」の「フィールド」の追加、変更が発生すると、「クエリ」「フォーム」「レポート」など、全部の「オブジェクト」を修正する必要が出てきます。
プログラムの開発時間も伸びます。
人件費も増加します。

どのようなシステムを開発するのかを、良く考えてから、「テーブル」を作成した方が良いと思います。





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